Imaginons maintenant que vous êtes un donneur d’ordre et que vous voulez réaliser un projet – le donneur d’ordre dans le jargon de l’exécution de projet est celui qui décide de faire un projet et celui qui a les finances pour sa réalisation.
Vous souhaitez avoir alors, en fonction de votre budget la meilleure technologie possible, et donc tout naturellement vous allez devoir concevoir votre projet. Qui mieux que des experts pour vous accompagner dans le choix des meilleures technologies, ces derniers par définition sont à la pointe de ce qui peut se faire et assurément en fonction des problèmes rencontrés ils sauront se réorienter. Mais vous voilà devant votre première difficulté, quel expert choisir et sur quel critère ? Le premier rôle du chef de projet est donc de vous accompagner dans le choix judicieux de ces experts en mettant en place un système tangible avec des critères mesurables et surtout allant chercher la preuve qu’ils sont bien capables de faire ce qu’ils avancent.
Imaginons maintenant que vous vous êtes arraché les cheveux et ayez trouvé ceux qui correspondent le mieux à vos attentes et à votre budget, un premier pas est franchi, mais quelle n’est pas votre surprise lors de vos premières réunions, ayant rassemblés tous ces experts lorsque la réunion se transforme en capharnaüm. En effet, pour caricaturer, il n’y a rien qui ennuie plus un expert que d’entendre l’expertise dans un domaine qu’il ne maitrise pas, il cherchera toujours à revenir sur son domaine d’expertise. De plus, il n’est pas rare de voir des experts avec des compétences techniques pourtant très fortes, être incapable de s’entendre. En effet, se targuant de leur propre aura d’expert, ce qui leur confère leur statut d’experts, ils vont essayer de s’affirmer comme les plus justes dans leur analyse. Le second rôle du chef de projet est donc de mettre en place un système qui permet aux différents interlocuteurs de communiquer ensemble, on parle de coordination. Le chef de projet va s’attacher à travailler sur les interfaces nécessaires aux experts.
L’expert est comme un soliste dans un orchestre, il connaît bien sa partie mais a aucune idée de l’accord du moment. Par exemple, il connaît la durée d’exécution de son domaine, sait ce dont il a besoin mais est souvent incapable d’avoir une vue d’ensemble et ignore tout ou presque du besoin des autres experts.
Voilà identifié le troisième rôle du chef de projet, la vision de l’ensemble. Il bâtit alors ce qu’on appelle le planning sorte de charte des taches unitaires plus au moins développées selon l’avancement du projet et ce pourquoi il est destiné. Il permet de visualiser l’ensemble du projet, sorte de tableau de bord. Cela permet au chef de projet de valider la pertinence avec l’objectif de réalisation du donneur d’ordre, car en fonction de cet objectif le chef de projet peut être amené à devoir ajuster les tâches et les ressources pour faire correspondre le planning à l’objectif du donneur d’ordre. Mais notez d’ores et déjà qu’il arrive un moment où le planning est incompressible, pour vous en convaincre imaginez qu’il faille 1000 heures pour construire un ensemble sur un mètre carré, vous n’arriverez jamais à mettre 1000 personnes sur ce mètre carré pendant une heure pour terminer l’ensemble en seulement une heure, vous suivez le raisonnement ?
Enfin, revenons à la notion de budget, car le facteur économique est vital. En tant que donneur d’ordre, à moins d’être Crésus, soit vous vous êtes battu pour avoir un budget pour réaliser ce projet, soit il doit avoir une certaine rentabilité pour être viable et vous devez donc valider que le projet est en adéquation avec ce budget. Là encore, le chef de projet vous aidera à valider votre projet, à ajuster éventuellement vos besoins. Il faudra peut-être attendre pour avoir cette belle peinture à l’or pur dont vous rêviez. Il vous dressera lors de la réalisation de jolis tableaux de bord pour vous indiquer où vous en êtes dans ce projet et ce qui risque de passer dans le futur. J’espère que cet article vous a plus n’hésitez à commenter pour me dire ce que vous aimeriez savoir ou voir approfondi.
What benefit can a project manager bring to the execution of a project?
Now imagine that you are a client and want to carry out a project – the client in the jargon of the project execution is the one who decides to do a project and the one who has the finances for its realization.
You want then, according to your budget the best possible technology, and so naturally you will have to design your project. Who better than experts to assist you in choosing the best technologies, the latter by definition are at the forefront of what can be implemented and certainly depending on the problems encountered they will be able to reorient themselves. But here you are in front of your first difficulty, which expert to choose and based on which criterion? The first role of the project manager is therefore to assist you in the judicious choice of these experts by setting up a tangible system with measurable criteria and especially looking for the evidence that they are well able to do what they advocate.
Imagine now that you have finally found the ones that best fit your expectations and your budget; this is definitely a first step. But how a big surprise it is at your first meetings, having gathered all these experts when the meeting turns into shambles. Indeed, to caricature, there is nothing that annoys an expert more than to hear expertise in a field he does not master, he will always seek to return to his area of expertise. In addition, it is not uncommon to see experts with technical skills yet very strong, unable to agree. Indeed, boasting their own aura of expertise, which gives them their status as experts, they will try to assert themselves as the most accurate in their analysis. The second role of the project manager is then to put in place a system that allows the different interlocutors to communicate together, we talk there about coordination. The project manager will focus on working on the different interfaces necessary to the experts.
The expert is like a soloist in an orchestra, he knows his part very well but has no idea of the chord of the moment. For example, he knows how long his domain will take, he knows what he needs, but he is often unable to get an overview and almost completely ignores the need of other experts.
There we identify the third role of the project manager, the vision of the whole ensemble. He then builds what is known as the schedule, sort of charter of unitary stains that are more or less developed according to the progress of the project and to which purpose and public it is intended. It allows to visualize the whole project, a sort of dashboard. This allows the project manager to validate the relevance with the client objective, because depending on this objective the project manager may have to adjust the tasks and resources to match the schedule to the project. But note already that come a point where the schedule is incompressible, to convince you imagine that it takes 1000 hours to build a set on a square meter, you will never manage to put 1000 people on this square meter for an hour to complete the whole in just an hour, do you follow the reasoning?
Finally, let’s go back to the notion of budget, because the economic factor is vital. As a client, unless you are a Croesus, either you have fought to have a budget to carry out this project, or the project must have a certain profitability to be viable and you must validate that the project is in adequacy with this budget. Once again, the project manager will help you validate your project, by possibly adjusting your needs. Indeed, it may be necessary to wait to have this beautiful pure gold painting of which you dreamed of. He will create for you beautiful dashboards to tell you where you are in this project budget and what may happen in the future.
I hope you liked this article, feel free to comment to tell me what you would like to know or see more detailed.